Uw vraag

Mag ik een factuur per e-mail versturen?

Antwoord door Lien Schoofs

Elektronische facturatie

Het antwoord is simpel: ja! Sinds 1 januari 2013 zijn papieren en elektronische facturen gelijk voor de Belgische wet en is het dus perfect legaal om je factuur per e-mail te versturen. Je bespaart zo niet alleen op papier, inkt en postzegels, het levert je ook tijdswinst op. Niets dan voordelen dus. Toch moet je met enkele dingen rekening houden.

Goede afspraken

Als je je klanten digitale facturen gaat versturen, vermeld dit dan in de algemene voorwaarden of het contract. Zo heb je altijd iets om op terug te vallen.

Het is niet verplicht, maar best laat je je klanten een document tekenen waarin ze hun toestemming geven voor e-facturatie. Doe dit voordat je de eerste e-mail verstuurt, zo speel je extra op veilig. Weet wel dat klanten het recht hebben om elektronische facturen te weigeren en ze op papier te vragen.

Wanneer versturen?

De btw-wetgeving zegt dat een factuur moet worden uitgereikt uiterlijk de vijftiende dag van de maand na die waarin de werken zijn uitgevoerd of de bestelling werd geleverd.

Safety first

Aan een digitale factuur mag niets meer gewijzigd worden zodra ze verstuurd is – zeker niet door de klant. Stuur daarom nooit bestanden door in makkelijk aan te passen indelingen zoals Excel of Word. Zet je facturen liever om naar pdf.

1 origineel

Vraagt een klant een papieren kopie van een factuur, zet hier dan duidelijk ‘kopie’ of ‘duplicaat’ op. Er kan namelijk slechts één origineel zijn.

Hou je klantenbestand up-to-date

Niets zo vervelend als een factuur mailen en een foutmelding krijgen omdat het adres niet meer bestaat of foutief is. Het is dan ook geen overbodige luxe om je elektronische facturatiesysteem te koppelen aan een up-to-date klantendatabank.

 

Bron: #JumpForward, een initiatief van Orange

Lien Schoofs

Dienst Onderzoek & Innovatie Thomas More en projectmedewerker StartUp2440