Wil je starten als zelfstandige? Dan moet je sinds 2018 in Vlaanderen niet langer kunnen bewijzen dat je de nodige kennis hebt om je onderneming goed te beheren. Ook beroepsbekwaamheid hoef je sinds 2019 niet meer te bewijzen.

Basiskennis bedrijfsbeheer

Sinds 1 september 2018 ben je niet langer verplicht om je kennis bedrijfsbeheer aan te tonen wanneer je een zaak start in Vlaanderen. Wanneer je een onderneming opstart in het Wallonië of Brussel, dan zal je bij het ondernemingsloket wel nog moeten bewijzen dat je over kennis beschikt om een bedrijf op te starten en te leiden.

Dat je over die kennis beschikt, kan je aantonen op twee manieren: via een getuigschrift of via relevante praktijkervaring. Je ondernemingsloket beoordeelt op basis van je aangeleverde bewijsstukken of je wel degelijk over de nodige kennis beschikt. Ben je het niet eens met de beslissing? Dan kan je in beroep gaan bij de Vestigingsraad.

Getuigschrift basiskennis bedrijfsbeheer

Het ondernemingsloket gaat na of je beschikt over een getuigschrift basiskennis bedrijfsbeheer of over een gelijkwaardig diploma. Elk diploma van een in België erkende hogeschool of universiteit komt in aanmerking. Kijk in de diplodatabank van de overheid of jouw diploma oké is.

Relevante praktijkervaring

Heb je geen geschikt diploma, maar wel praktijkervaring? Dan leg je bij het ondernemingsloket stukken voor die dit kunnen bewijzen. Als zaakvoerder van een vennootschap moet je bijvoorbeeld kunnen aantonen dat je in de afgelopen vijftien jaar minstens drie jaar ervaring opdeed in hoofdberoep.

Voorbeeld: Na vijf jaar als copywriter zet Ann haar eenmanszaak stop en begint ze een redactiebureau. Bij de oprichting van haar BV hoeft ze geen getuigschrift basiskennis bedrijfsbeheer voor te leggen, omdat haar ervaring in de eenmanszaak geldt als relevante praktijkervaring.

Bewijs beroepsbekwaamheid

Voor een aantal gereglementeerde activiteiten, bijvoorbeeld in de bouwsector, is het nodig dat je kan aantonen dat je het vak beheerst. Dit heet beroepsbekwaamheid, ook wel gekend als ‘beroepskennis’. Het ondernemingsloket oordeelt over je beroepsbekwaamheid. Je kan bij de Vestigingsraad in beroep gaan tegen de beslissing.

In Vlaanderen hoef je sinds 1 januari 2019 geen beroepsbekwaamheid meer te bewijzen wanneer je een zaak start.

In Wallonië en Brussel staan wel nog een aantal beroepen op de lijst van gereglementeerde beroepen: vrijwel alle bouwberoepen, carrosserie en herstelling van motorvoertuigen, verkoop van tweedehandswagens, verkoop en herstelling van fietsen, restauranthouder en traiteur, bakker, kapper, schoonheidsverzorging, manicure, opticien, begrafenisondernemer en installateur-frigorist.

Diplodatabank

Om te weten of je met je opleiding je ondernemende vaardigheden kunt bewijzen, kan je de diplodatabank raadplegen. Je krijgt er uitsluitsel over de bewijskracht van diploma’s op vlak van de basiskennis bedrijfsbeheer en beroepsbekwaamheid.

Bron: Liantis

Als starter kom je de nodige uitdagingen tegen. Je moet veel regelen, klanten vinden en je administratie op orde houden. Ben jij klaar voor de start? Met deze tips trap je in elk geval niet in de grootste valkuilen.

• Geen financiële buffer opbouwen

Joepie! De eerste omzet wordt op je zakelijke rekening gestort. Dat is een geweldig moment, maar geef niet direct al je verdiende centen uit. Onthoud dat omzet geen winst is. Je zakelijke kosten en btw moeten er nog af.

Zet geld opzij voor belasting en btw. Als je in loondienst bent, wordt er automatisch belasting ingehouden. Als zelfstandige moet je zelf geld opzij zetten om de inkomstenbelasting te betalen. Bouw een buffer op door standaard een deel van je inkomsten apart te zetten voor de belasting. Meer info over de geldende tarieven vind je hier. Je moet ook rekening houden met de belastingvrije basissom van € 9.270 (in 2023).

Vergeet ook de btw niet. Op je omzet reken je vaak nog 21% btw aan. Bovenop iedere € 100 omzet die je factureert, reken je dus € 21 btw aan. Dit bedrag kan in lucratieve periodes flink oplopen. Onthoud dat je de ontvangen btw ieder kwartaal via de btw-aangifte moet terugbetalen aan de FOD Financiën. Hier lees je meer over de periodieke btw-aangifte.

Bouw een buffer op voor mindere tijden. Het is verstandig om in je eerste jaar als zelfstandige spaarzaam te zijn. Er zullen periodes zijn dat je veel verdient, maar er zullen ook momenten zijn dat je minder klanten of opdrachten hebt. Zet daarom geld opzij op je zakelijke spaarrekening. Het is normaal dat winstgevende periodes zich afwisselen met periodes van verlies. Deze dipjes in je inkomen moet je kunnen opvangen. Vergeet ook niet dat je tijdens vakanties of ziekte geen geld verdient.

• Klantenwerving op een laag pitje zetten

Starters en freelancers hebben vaak één opdrachtgever en bouwen van daaruit hun klantenbestand verder uit. Zeker in de beginfase is het noodzakelijk om klanten te blijven zoeken. Dat wordt ook wel klantenwerving of acquisitie genoemd. Ook al heb je nu veel werk, blijf vooruitkijken. Wat doe je als deze opdracht ineens ophoudt?

Als je weinig opdrachtgevers hebt, loop je het risico in één klap je volledige inkomen kwijt te raken. Probeer je netwerk dus uit te breiden en te onderhouden. Dat kan op verschillende manieren: via sociale media, telefonische acquisitie, zakelijke website, naar ondernemersevents en netwerkmomenten gaan, je product/dienst voorstellen via een elevator pitch, …

• Focus verliezen

Definieer bij de start van je onderneming een duidelijk doel en pas je strategie daarop aan. Een bekende valkuil is namelijk dat je de rode draad uit het oog verliest en vervalt in bijzaken. Je moet de hoofdlijnen bepalen en deze zien vast te houden. Bedenk dus van tevoren waarom je je zaak opricht en wat je hiermee wil bereiken. Schrijf deze doelstellingen op in je ondernemingsplan.

Besteed eventueel werk uit. Kijk of het nodig is om bepaalde taken uit te besteden aan andere professionals. Het is een grote valkuil van ondernemers om alles zelf te willen doen. Je kunt niet overal in gespecialiseerd zijn. Schakel bijvoorbeeld een boekhouder in als je geen held bent met cijfers. Dat is een investering, maar wel één die je tijd en belastingvoordelen oplevert.

Om je focus te behouden is het ook belangrijk om gezond en fit te ondernemen. Daar word je niet alleen productiever van, maar ook een betere ondernemer. Laat bijvoorbeeld niet je agenda jouw leven bepalen, maar word de baas over je agenda.

• Niet voorbereid zijn op wanbetalers

Wanbetalers, helaas krijgen heel wat zelfstandigen ermee te maken. Zorg dus dat je je administratie op orde hebt. Niet alleen omwille van de bewaarplicht en belastingaangiften, maar ook om je cashflow te monitoren. Zo weet je precies wanneer je een herinnering moet sturen. Niet-betaalde facturen kunnen in het ergste geval zelfs leiden tot een faillissement.

Een goede factuur voldoet aan een aantal voorwaarden. Zo zijn een factuurdatum en betalingstermijn een must. Door een vaste betalingstermijn aan elke klant te communiceren, kun je een hoop ergernis en financiële perikelen voorkomen.

Verstuur rekeningen op tijd en onderneem direct actie als een klant te laat (of helemaal niet) betaalt. Blijf wel altijd vriendelijk in je communicatie, aangezien de klant een factuur altijd per ongeluk over het hoofd gezien kan hebben. Voel je niet bezwaard om contact op te nemen. Je staat volledig in je recht. Het is een veelvoorkomende valkuil om onbetaalde facturen maar onbetaald te laten.

• Risico’s niet afdekken

Je denkt misschien dat jou niets overkomt, maar fouten maken is menselijk. Ook ziektes of ongelukken kan je helaas niet uitsluiten. Met een verzekering gewaarborgd inkomen krijg je bij arbeidsongeschiktheid en ziekte een maandelijkse vergoeding, bovenop de uitkering van je ziekenfonds. De premie van deze verzekering kan je verwerken in je (uur)tarief.

Goed om weten: verzekeringsmaatschappijen maken een onderscheid tussen zakelijk en privé. Jouw privéverzekering is dus niet geldig als je aan het werk bent. Voor alle zakelijke activiteiten moet je dus een aparte verzekering afsluiten. Als je onderneming producten maakt (bv. fabriek, landbouwbedrijf, elektricien), producten verkoopt (bv. winkel of groothandel) of diensten uitvoert (bv. kapster, schoonheidsspecialiste) heb je een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid nodig. Verricht je onderneming voornamelijk intellectuele arbeid (bv. boekhouders, consultants), dan heb je een  beroepsaansprakelijkheidsverzekering nodig. Verzeker ook bedrijfswagens én privévoertuigen die je zakelijk gebruikt. Heb je personeel in dienst? Dan is een arbeidsongevallenverzekering verplicht.

• Geen pensioen

Een andere valkuil van starters is dat ze niet altijd nadenken over hun inkomen na de pensioenleeftijd. Hoewel het minimumpensioen voor een zelfstandige evenwaardig is aan dat van een werknemer in de privésector, ligt het gemiddelde wettelijke pensioen voor zelfstandigen in vergelijking helaas heel wat lager. Het is dus belangrijk om je pensioenmogelijkheden te onderzoeken.

Bron: ikgastarten.nl

Ga je aan tafel zitten met een afgewerkt en beschermd product? Dan is er in principe geen probleem. Werk je samen in de conceptfase? Maak dan goede afspraken en bedenk goed wat je wil delen en wat niet.

Laat je idee desnoods vastleggen met een i-DEPOT en stel een geheimhoudingsverklaring (NDA) op. Hier vind je hoe je zo’n overeenkomst opstelt.

Bron: create-protect-benefit

Als zelfstandige betaal je sociale bijdragen op je belastbaar inkomen. Deze bijdragen worden steeds berekend op een netto belastbaar jaarinkomen. Heb je een onvolledig jaar bij je opstart? Dan zal men je inkomen herberekenen naar een jaarinkomen. Wat betekent dat precies en welke gevolgen kan dit hebben? We geven je graag wat meer inzichten aan de hand van enkele voorbeelden.

Basisberekening sociale bijdragen

De basisregel stelt dat je 20,5% sociale bijdragen betaalt op je netto belastbaar jaarinkomen. Bij een eenmanszaak is je netto belastbaar jaarinkomen je omzet min je beroepskosten en je betaalde sociale bijdragen. Dat exacte inkomen kent de fiscus pas na twee jaar, dus dan zal je een definitieve afrekening ontvangen – ook wel de regularisatiebijdragen genoemd. Bij een vennootschap baseert men zich op het loon dat je uit de vennootschap haalt. Dat inkomen is dus wel al gekend.

Berekening bij een onvolledig jaar

Stel: je start op 1 september als zelfstandige en verdient € 5.000 tussen 1 september en 31 december. Je bent in dat geval twee kwartalen aangesloten voor je sociale bijdragen. Daardoor wordt je jaarinkomen als volgt berekend:

• € 5.000 gedeeld door twee (kwartalen) en vervolgens maal vier om tot een jaarinkomen te komen.
• Concreet zal je jaarinkomen dus € 10.000 bedragen en worden hierop je sociale bijdragen berekend: € 10.000 x 20,5% = € 2.050.

Start je op 1 oktober en verdien je € 5.000 tussen 1 oktober en 31 december, dan is de berekening als volgt:

• € 5.000 gedeeld door één (kwartaal) en vervolgens maal vier om tot een jaarinkomen te komen.
• Concreet zal je jaarinkomen dan € 20.000 bedragen en worden hierop je sociale bijdragen berekend: € 20.000 x 20,5% = € 4.100.

Je startdatum bepaalt dus hoeveel sociale bijdragen je zal moeten betalen. Anderzijds, vanaf dat je twee kwartalen sociale bijdragen hebt betaald, geldt dit wel als een extra pensioenjaar.

Simulatie

Wil je weten hoe jouw sociale bijdragen gaan uitvallen? Bij je sociaal verzekeringsfonds kan je terecht om een simulatie te maken op basis van jouw specifieke situatie. Hier vind je een overzicht van alle sociale verzekeringsfondsen.

Mogelijke gevolgen voor kortingen en vrijstellingen

Starterskorting

Wanneer je inkomsten beperkt zijn tot maximaal € 8.473,80 kan je onder bepaalde voorwaarden genieten van een starterskorting. Onthoud wel dat bij een onvolledig jaar je inkomsten herberekend worden naar een jaarinkomen en je mogelijks niet meer aan deze grens voldoet om de korting te krijgen.

Vrijstelling

Ook als je als startende zelfstandige in bijberoep een vrijstelling van je sociale bijdragen wenst omdat je vermoedt dat je inkomen lager zal zijn dan € 1.815,41 moet je hiermee rekening houden. Die grens heeft namelijk betrekking op je (herberekende) jaarinkomen. Stel bijvoorbeeld dat je start op 1 juli en dat je dat jaar € 1.400 netto belastbaar inkomen verdient. Je jaarinkomen is dan € 2.800, waardoor je geen vrijstelling van sociale bijdragen kan genieten dat jaar.

Bronnen: VLAIO, Startersgids en Subsidiedatabank