Als ondernemer krijg je helaas wel eens te maken met een factuur die niet binnen de vooropgestelde termijn wordt betaald. Heel vervelend! Hoe voorkom je dat klanten te laat betalen? En wanneer mag je extra kosten aanrekenen bij niet-betaling?

Vanaf 1 december 2023 moet je verplicht eerst een gratis herinnering sturen naar je klant. Pas daarna, na een wachttijd van 14 kalenderdagen, kan je eventuele extra kosten aanrekenen bij het uitblijven van een betaling. Je kan hierbij kiezen voor verwijlinteresten of een forfaitaire vergoeding.

Wanneer begin je de kalenderdagen te tellen?

• Bij een verzending per post begint de termijn van 14 kalenderdagen pas te lopen op de derde werkdag na de verzending door de post.
• Als je de herinnering via elektronische weg verstuurt, start de termijn van 14 kalenderdagen op de kalenderdag die volgt op de dag waarop je de herinnering stuurt.

Wanneer mag je verwijlresten aanrekenen?

• Kmo’s mogen bij niet-betaling na die 14 kalenderdagen verwijlinteresten aanrekenen vanaf de dag na verzending van de herinnering.
• Andere ondernemingen mogen enkel verwijlresten aanrekenen vanaf de dag na de wachttermijn van minimum 14 kalenderdagen.

Wat bij regelmatige levering van goederen of diensten?

Verzorg je voor je klant een regelmatige levering van goederen of diensten, zoals een jaarabonnement met maandelijkse betalingen? Dan moet je de klant drie gratis herinneringen (dus voor niet-betaling van drie vervaldata) per jaar sturen. Voor bijkomende herinneringen mag je in dat geval niet meer aanrekenen dan 7,5 euro per herinnering plus portkosten.

Meer info? Kijk dan zeker eens op de website van de FOD Economie

Bron: VLAIO

Als ondernemer is de factuur een belangrijk document. Ze bevestigt de goederen of diensten die je leverde en waarvoor je dus moet worden betaald. Maar wanneer moet je nu precies een factuur uitreiken?

Het principe is heel eenvoudig: je moet een factuur uitreiken uiterlijk op de 15^e dag van de maand volgend op de maand waarin het belastbaar feit (de levering of dienstverlening) plaatsvond.

Opgelet! Als je de factuur te laat uitreikt, betekent dit uiteraard niet dat de ontvanger de verschuldigde som niet meer zou moeten betalen. Een te laat opgemaakte factuur kan je invorderen. Maar door te laat te factureren, riskeer je wel discussies met de fiscus en misschien zelfs een boete.

Opeenvolgende afrekeningen of betalingen

Lever je op regelmatige basis (dagelijks, wekelijks, maandelijks, …) goederen of diensten aan een klant en reken je die maar één keer om de zoveel tijd af (bv. één keer per kwartaal)? Dan ben je niet verplicht om elke maand een factuur op te maken voor de leveringen van de voorgaande maand. De wetgever laat in zo’n situaties toe dat je de factuur uiterlijk uitreikt op de 15^e dag van de maand die volgt op het verstrijken van de periode waarvoor je factureert.

Bron: Unizo

Als ondernemer krijg je helaas wel eens te maken met een factuur die niet binnen de vooropgestelde termijn wordt betaald. Heel vervelend! Hoe voorkom je dat klanten te laat betalen? We lichten toe wat debiteurenbeheer is en geven tips voor tijdige betalingen.

Wat is debiteurenbeheer?

Onder debiteurenbeheer verstaan we alles wat je doet om ervoor te zorgen dat klanten hun facturen betalen. Dit kan gaan van vooraf checken of je klanten wel kredietwaardig zijn tot het inschakelen van een incassobureau wanneer een betaling langere tijd uitblijft.

Tips voor een tijdige betaling

1. Maak duidelijke (betaal)afspraken: Afspraken leg je best vooraf vast in een overeenkomst. Hierin kan je specifieke info over de levering vermelden, zoals omschrijving, totale kosten, levertermijn en betaaltermijn. Tot slot kan je ook verwijzen naar je algemene voorwaarden.
2. Stuur tijdig je factuur: Stuur je factuur op zodra de goederen of diensten verzonden of geleverd zijn. Vermeld op de factuur het totaalbedrag, de betaalgegevens en de betaaltermijn. Je kan ook toevoegen dat er extra kosten worden aangerekend als de factuur niet tijdig wordt betaald.
3. Stuur je factuur digitaal en eventueel ook op papier: Stuur facturen bij voorkeur digitaal. Zo voorkom je excuses zoals ‘ik heb de factuur niet ontvangen’. Wil je zeker zijn dat je klant de factuur op één of andere manier heeft ontvangen? Stuur ze dan ook op papier.
4. Plan je debiteurenbeheer: Je kan dit inplannen als een wekelijkse taak. Zo voorkom je dat je betaaltermijnen uit het oog verliest en verstuur je tijdig betalingsherinneringen en aanmaningen.
5. Ken je klant: Wanneer je klant zelf een onderneming is, kan het nuttig zijn om extra info over de klant te verzamelen. Zo weet je met wie je in zee gaat en verklein je het risico op wanbetaling. Vraag bijvoorbeeld hoe de klant bij jou terecht is gekomen, google hem of controleer zijn kredietwaardigheid. Een blik op de jaarrekening van je klant kan je heel wat info geven.

Eenduidigheid is de sleutel tot succes

Voor een goede opvolging van je openstaande facturen kan je best consequent te werk gaan en steeds dezelfde timing aanhouden. Stel jezelf volgende vragen:

• Hoe snel na de vervaldatum van de factuur verstuur je een betaalherinnering of aanmaning?
• Hoeveel betaalherinneringen of aanmaningen verstuur je?
• Via welke methode? Digitaal, op papier, …?
• Herinner je je klanten ook telefonisch over het uitblijven van hun betaling?
• Wat doe je als er na het uitgestippelde traject nog altijd geen betaling is?

Wacht zeker niet te lang om actie te ondernemen na het verstrijken van de betaaltermijn. Als je te lang wacht, wek je de indruk dat je je eigen betaaltermijn niet serieus neemt. Klanten zullen het opmerken wanneer je dit nauwgezet opvolgt en zullen je voortaan sneller betalen.

Meer info? Kijk dan zeker eens op de website van de FOD Economie

Bron: VLAIO

Een naam kiezen voor je onderneming lijkt eenvoudig, maar je denkt er toch best goed over na. Je moet namelijk een naam vinden die klanten aantrekt en je van je concurrenten onderscheidt. Er zijn een aantal specifieke bepalingen die je moet naleven naargelang je een eenmanszaak of vennootschap start. Hieronder ontdek je alles over de naamgeving van je vennootschap.

Als je een vennootschap opricht, moet je een onderscheid maken tussen de handelsnaam van je onderneming en haar maatschappelijke naam (of firmanaam).

De handelsnaam is de naam waaronder je je onderneming uitbaat en die gekend is door je klanten.

De maatschappelijke naam is de officiële benaming van de vennootschap (bv. nv of bv) zoals die vermeld is in de statuten van de vennootschap en gepubliceerd is in het Belgisch Staatsblad. Die naam dient enkel om de vennootschap te identificeren en heeft geen publicitair doel zoals dat voor de handelsnaam wel het geval is.

Het is toegelaten dat de handelsnaam dezelfde is als de maatschappelijke naam.

Keuze van de maatschappelijke naam

De keuze van de maatschappelijke naam is vrij. Je mag de naam van de vennoten nemen, het doel van de vennootschap of elke andere naam. De naam van de vennootschap moet voorafgegaan worden of gevolgd worden door de rechtsvorm, en dat volledig (bv. ‘naamloze vennootschap’) of afgekort (bv. ‘nv’).

Om het risico op verwarring of oneerlijke concurrentie te vermijden moet je erop letten dat je geen naam kiest van een andere vennootschap of een naam die te sterk lijkt op die van een andere vennootschap. Je checkt best of de naam niet werd neergelegd als merk en of het geen gekende organisatie of vereniging betreft. Meestal controleert de notaris die elementen vóór de oprichting van de vennootschap.

Er zijn verschillende manieren om na te gaan of er al een naam bestaat die gelijkt op de naam die je wil gebruiken:

• via de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) kan je de actieve ondernemingen opzoeken;
• je kunt ook het Belgisch Staatsblad raadplegen;
• of een zoekmachine gebruiken;
• of je doet beroep op een gespecialiseerde firma die dat soort opzoekingen tegen betaling doet.

Bescherming van de maatschappelijke naam

Het recht van een rechtspersoon op een maatschappelijke naam is verworven zodra die naam is neergelegd bij de griffie. Want de vennootschap verwerft op die datum de rechtspersoonlijkheid.

Het Wetboek van vennootschappen en verenigingen stelt dat een vennootschap geen gebruik mag maken van een naam die al wordt gebruikt. De sanctie hiervoor is het betalen van een schadevergoeding.

Bij een geschil over de maatschappelijke naam analyseert de rechtbank eerst de voorgeschiedenis (welke naam was eerst?) en houdt vervolgens rekening met verschillende criteria zoals de klantenzone, de commerciële uitstraling, de faam van de zaak, de potentiële uitbreiding van de onderneming, enz., vooraleer een van de ondernemingen ertoe te verplichten haar maatschappelijke naam te veranderen.

En het merk?

Terwijl de handels- en maatschappelijke naam betrekking hebben op de onderneming zelf, heeft het merkt betrekking op de producten of diensten van de onderneming.

Het is toegelaten om eenzelfde naam te kiezen als merk en als handelsnaam.

Je kan je merknaam deponeren als Benelux-merk, als gemeenschapsmerk (Europese Unie) of als wereldmerk om van een uitgebreidere bescherming te genieten. Registratie kan via het Benelux Bureau voor de Intellectuele Eigendom. Nagaan of er in de Benelux al een gelijknamig merk bestaat, kan via het Benelux Patent Platform (BPP).

Bron: FOD Economie