Als ondernemer krijg je helaas wel eens te maken met een factuur die niet binnen de vooropgestelde termijn wordt betaald. Heel vervelend! Hoe voorkom je dat klanten te laat betalen? We lichten toe wat debiteurenbeheer is en geven tips voor tijdige betalingen.

Wat is debiteurenbeheer?

Onder debiteurenbeheer verstaan we alles wat je doet om ervoor te zorgen dat klanten hun facturen betalen. Dit kan gaan van vooraf checken of je klanten wel kredietwaardig zijn tot het inschakelen van een incassobureau wanneer een betaling langere tijd uitblijft.

Tips voor een tijdige betaling

1. Maak duidelijke (betaal)afspraken: Afspraken leg je best vooraf vast in een overeenkomst. Hierin kan je specifieke info over de levering vermelden, zoals omschrijving, totale kosten, levertermijn en betaaltermijn. Tot slot kan je ook verwijzen naar je algemene voorwaarden.
2. Stuur tijdig je factuur: Stuur je factuur op zodra de goederen of diensten verzonden of geleverd zijn. Vermeld op de factuur het totaalbedrag, de betaalgegevens en de betaaltermijn. Je kan ook toevoegen dat er extra kosten worden aangerekend als de factuur niet tijdig wordt betaald.
3. Stuur je factuur digitaal en eventueel ook op papier: Stuur facturen bij voorkeur digitaal. Zo voorkom je excuses zoals ‘ik heb de factuur niet ontvangen’. Wil je zeker zijn dat je klant de factuur op één of andere manier heeft ontvangen? Stuur ze dan ook op papier.
4. Plan je debiteurenbeheer: Je kan dit inplannen als een wekelijkse taak. Zo voorkom je dat je betaaltermijnen uit het oog verliest en verstuur je tijdig betalingsherinneringen en aanmaningen.
5. Ken je klant: Wanneer je klant zelf een onderneming is, kan het nuttig zijn om extra info over de klant te verzamelen. Zo weet je met wie je in zee gaat en verklein je het risico op wanbetaling. Vraag bijvoorbeeld hoe de klant bij jou terecht is gekomen, google hem of controleer zijn kredietwaardigheid. Een blik op de jaarrekening van je klant kan je heel wat info geven.

Eenduidigheid is de sleutel tot succes

Voor een goede opvolging van je openstaande facturen kan je best consequent te werk gaan en steeds dezelfde timing aanhouden. Stel jezelf volgende vragen:

• Hoe snel na de vervaldatum van de factuur verstuur je een betaalherinnering of aanmaning?
• Hoeveel betaalherinneringen of aanmaningen verstuur je?
• Via welke methode? Digitaal, op papier, …?
• Herinner je je klanten ook telefonisch over het uitblijven van hun betaling?
• Wat doe je als er na het uitgestippelde traject nog altijd geen betaling is?

Wacht zeker niet te lang om actie te ondernemen na het verstrijken van de betaaltermijn. Als je te lang wacht, wek je de indruk dat je je eigen betaaltermijn niet serieus neemt. Klanten zullen het opmerken wanneer je dit nauwgezet opvolgt en zullen je voortaan sneller betalen.

Meer info? Kijk dan zeker eens op de website van de FOD Economie

Bron: VLAIO

Een naam kiezen voor je onderneming lijkt eenvoudig, maar je denkt er toch best goed over na. Je moet namelijk een naam vinden die klanten aantrekt en je van je concurrenten onderscheidt. Er zijn een aantal specifieke bepalingen die je moet naleven naargelang je een eenmanszaak of vennootschap start. Hieronder ontdek je alles over de naamgeving van je vennootschap.

Als je een vennootschap opricht, moet je een onderscheid maken tussen de handelsnaam van je onderneming en haar maatschappelijke naam (of firmanaam).

De handelsnaam is de naam waaronder je je onderneming uitbaat en die gekend is door je klanten.

De maatschappelijke naam is de officiële benaming van de vennootschap (bv. nv of bv) zoals die vermeld is in de statuten van de vennootschap en gepubliceerd is in het Belgisch Staatsblad. Die naam dient enkel om de vennootschap te identificeren en heeft geen publicitair doel zoals dat voor de handelsnaam wel het geval is.

Het is toegelaten dat de handelsnaam dezelfde is als de maatschappelijke naam.

Keuze van de maatschappelijke naam

De keuze van de maatschappelijke naam is vrij. Je mag de naam van de vennoten nemen, het doel van de vennootschap of elke andere naam. De naam van de vennootschap moet voorafgegaan worden of gevolgd worden door de rechtsvorm, en dat volledig (bv. ‘naamloze vennootschap’) of afgekort (bv. ‘nv’).

Om het risico op verwarring of oneerlijke concurrentie te vermijden moet je erop letten dat je geen naam kiest van een andere vennootschap of een naam die te sterk lijkt op die van een andere vennootschap. Je checkt best of de naam niet werd neergelegd als merk en of het geen gekende organisatie of vereniging betreft. Meestal controleert de notaris die elementen vóór de oprichting van de vennootschap.

Er zijn verschillende manieren om na te gaan of er al een naam bestaat die gelijkt op de naam die je wil gebruiken:

• via de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) kan je de actieve ondernemingen opzoeken;
• je kunt ook het Belgisch Staatsblad raadplegen;
• of een zoekmachine gebruiken;
• of je doet beroep op een gespecialiseerde firma die dat soort opzoekingen tegen betaling doet.

Bescherming van de maatschappelijke naam

Het recht van een rechtspersoon op een maatschappelijke naam is verworven zodra die naam is neergelegd bij de griffie. Want de vennootschap verwerft op die datum de rechtspersoonlijkheid.

Het Wetboek van vennootschappen en verenigingen stelt dat een vennootschap geen gebruik mag maken van een naam die al wordt gebruikt. De sanctie hiervoor is het betalen van een schadevergoeding.

Bij een geschil over de maatschappelijke naam analyseert de rechtbank eerst de voorgeschiedenis (welke naam was eerst?) en houdt vervolgens rekening met verschillende criteria zoals de klantenzone, de commerciële uitstraling, de faam van de zaak, de potentiële uitbreiding van de onderneming, enz., vooraleer een van de ondernemingen ertoe te verplichten haar maatschappelijke naam te veranderen.

En het merk?

Terwijl de handels- en maatschappelijke naam betrekking hebben op de onderneming zelf, heeft het merkt betrekking op de producten of diensten van de onderneming.

Het is toegelaten om eenzelfde naam te kiezen als merk en als handelsnaam.

Je kan je merknaam deponeren als Benelux-merk, als gemeenschapsmerk (Europese Unie) of als wereldmerk om van een uitgebreidere bescherming te genieten. Registratie kan via het Benelux Bureau voor de Intellectuele Eigendom. Nagaan of er in de Benelux al een gelijknamig merk bestaat, kan via het Benelux Patent Platform (BPP).

Bron: FOD Economie

Een naam kiezen voor je onderneming lijkt eenvoudig, maar je denkt er toch best goed over na. Je moet namelijk een naam vinden die klanten aantrekt en je van je concurrenten onderscheidt. Er zijn een aantal specifieke bepalingen die je moet naleven naargelang je een eenmanszaak of vennootschap start. Hieronder ontdek je alles over de naamgeving van je eenmanszaak.

De handelsnaam is de benaming waaronder een natuurlijke persoon zijn handelsactiviteit uitoefent of de benaming waaronder een handelsonderneming wordt uitgebaat en door haar klanten gekend is.

De naam van je zaak kan je vrij kiezen. Je mag je familienaam gebruiken of een zelfbedachte naam. Stel je opent een bloemenwinkel, dan zal je die waarschijnlijk niet gewoon ‘Jansen’ noemen, maar bijvoorbeeld wel ‘De witte roos’. In dat laatste geval kies je voor een handelsnaam.

De keuze van die naam is belangrijk, want hij identificeert je onderneming en onderscheidt je van je concurrenten. Bovendien moet je je handelsnaam vermelden op alle officiële documenten die met je beroepsactiviteit te maken hebben. Bijvoorbeeld facturen, bestelbonnen, visitekaartjes, enz.

Let erop dat je geen bestaande naam van een concurrent gebruikt. Je kan op verschillende manieren nagaan of er al een naam bestaat die gelijkt op de naam die je wil gebruiken:

• via de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) kan je de actieve ondernemingen opzoeken;
• je kunt ook het Belgisch Staatsblad raadplegen;
• of een zoekmachine gebruiken;
• of je doet beroep op een gespecialiseerde firma die dat soort opzoekingen tegen betaling doet.

Bescherming van je handelsnaam

Een handelsnaam moet je niet registreren. Het recht op de handelsnaam ontstaat uit het eerste openbare gebruik van de handelsnaam.

De vermelding van de handelsnaam in de KBO zou een eerste gebruik kunnen zijn. Hoe meer een naam bekend en verspreid is, hoe meer bescherming eruit voortvloeit. Bij een geschil over de handelsnaam, analyseert de rechtbank eerst de voorgeschiedenis (welke naam was eerst?) en houdt vervolgens rekening met verscheidene criteria zoals de klantenzone, de commerciële uitstraling, de faam van de zaak, de potentiële uitbreiding van de onderneming, enz., vooraleer een van de ondernemingen eventueel ertoe te verplichten van naam te veranderen. De rechter kan ook een schadevergoeding opleggen.

Bron: FOD Economie

Welke basisregels moet je in acht nemen bij het aanduiden van de prijzen in je winkel? Wat is de beste manier om de prijs van jouw producten aan te duiden? En hoe zit het bijvoorbeeld met de prijsaanduiding wanneer je korting geeft? De Unizo adviseur geeft tekst en uitleg.

De prijs van uitgestalde goederen moet altijd duidelijk aangegeven zijn. De consument mag geen twijfel hebben over welk product welke prijs heeft. De aangeduide prijs is altijd de totaalprijs, inclusief btw en eventuele taksen. De prijs is minstens in euro aangeduid.

Voor bepaalde goederen gelden extra regels. Zo moet je voor voedingsproducten telkens de prijs per meeteenheid aanduiden (bv. liter of kg). Zo kan de consument gemakkelijk vergelijken tussen meerdere producten. Ook courante huishoudelijke verbruiksproducten (bv. poetsproducten of producten voor bad en douche) moeten verplicht een melding hebben van de prijs per meeteenheid. Voor kleine winkels is er een uitzondering. Als de netto verkoopsoppervlakte van je winkel kleiner is dan 150 m² moet je geen prijs per meeteenheid vermelden op voorverpakte producten. Voor losse producten blijft die verplichting wel gelden.

Ook zijn er een paar uitzonderingen op de voedingsproducten die verplicht een prijsaanduiding per meeteenheid moeten hebben:

• Voor fruit en groenten die worden verkocht per stuk geldt deze verplichting niet.
• Hetzelfde voor flessen wijn van 75 cl of een assortiment van producten aangeboden in één verpakking zoals een mand met streekproducten.

Hoe afficheer ik kortingen en promoties?

Transparantie en correctheid naar de consument staan centraal. Eén van de belangrijkste regels is dat je de referentieprijs moet vermelden bij elke prijsvermindering. De referentieprijs is de laagste prijs die je voor het product hebt gehanteerd in de 30 dagen voorafgaand aan de huidige prijsvermindering. Een consument kan zo duidelijk zien of de aangeboden korting hem echt een voordeel oplevert. De referentieprijs is niet verplicht bij 1 + 1 acties, getrouwheidsacties of gepersonaliseerde prijsverminderingen (bijvoorbeeld verjaardag van de klant of korting als beloning voor het abonneren op je nieuwsbrief). Een referentieprijs is ook niet nodig bij promoties op bederfelijke goederen zoals verse groenten of fruit.

Bron: Unizo