Van de afkorting btw heb je vast al eens gehoord. Als je een economische activiteit uitvoert met betalende klanten, dan is de kans groot dat je btw-plichtig bent. Maar wat houdt dat dan precies in? Je leest alle details hieronder.

Wat is btw-plicht?

Btw staat voor belasting op de toegevoegde waarde en is de belasting die je betaalt op de aankoop van goederen en diensten. Als zelfstandige ben je in de meeste gevallen verplicht om die belasting aan te rekenen aan je klanten en door te storten naar de overheid. Toch is dat niet altijd het geval. Sommige ondernemers zijn vrijgesteld van btw.

Btw-plichtig zijn betekent dus gewoon dat je voor jouw producten of diensten btw moet aanrekenen aan je klanten. Naast het aanrekenen van btw aan klanten, kan je als zelfstandige ook btw aftrekken van goederen of diensten die je aankoopt voor je zaak. Jouw leveranciers rekenen namelijk ook btw aan jou aan, die je dan achteraf in mindering kan brengen van de btw die je zelf doorstort naar de overheid.

Wie is btw-plichtig?

Afhankelijk van je activiteiten zijn er drie verschillende opties:

1. Je bent btw-plichtig en rekent dus btw door aan je klanten.
2. Je bent vrijgesteld van btw en hoeft geen btw door te rekenen.
3. Je bent gemengd btw-plichtig door een combinatie van bovenstaande.

Wie is vrijgesteld van btw?

Sommige vrije beroepen en kleine ondernemingen hoeven geen btw door te rekenen en kunnen een vrijstelling van aangiftes vragen.

Vrijstelling voor vrije en sociale beroepen

Sommige vrije beroepen en sociale sectoren zijn vrijgesteld van btw. Bijvoorbeeld:

• Artsen, tandartsen, kinesitherapeuten, verpleegkundigen, vroedvrouwen, …
• Instellingen voor bejaardenzorg
• Instellingen voor gezinshulp
• Ziekenfondsen
• Instellingen die de zorg voor mindervaliden tot doel hebben
• Scholen
• …

Vrijstelling btw voor kleine ondernemingen

Draait je zaak een omzet die gelijk of lager is dan 25.000 euro? Dan kan je kiezen voor een btw-vrijstelling. Je moet dan geen btw aanrekenen, maar hebt ook geen recht op btw-aftrek.

Als je binnen deze categorie valt, is het belangrijk om af te wegen wat de beste keuze is. Wil je toch graag btw kunnen aftrekken? Dan kan je toch kiezen voor een systeem van kwartaalaangiften, zodat je wel recht van aftrek hebt.

Ben je btw-plichtig als zelfstandige in bijberoep?

Om na te gaan of iemand voor de btw belastingplichtige is, maakt het niet uit of deze activiteiten als hoofd- of bijberoep worden uitgeoefend. Afhankelijk van de activiteit die je uitvoert en je omzet, kan je als bijberoeper dus ook btw-plichtig zijn.

Wanneer ben je gemengd btw-plichtig?

Als je activiteiten uitoefent die volgens artikel 44 van het btw-wetboek vrijgesteld zijn van btw, gecombineerd met activiteiten die niet in aanmerking komen voor een vrijstelling, dan ben je gemengd btw-plichtig. Enkel voor de handelingen die aan btw onderworpen zijn, zal je btw moeten aanrekenen. Dit betekent ook dat enkel deze handelingen je recht geven op btw-aftrek.

Ik ben btw-plichtig, wat nu?

Ben je btw-plichtig? Dan zijn er een aantal zaken die je zeker in orde moet brengen. Zo moet je tijdig een aangifte doen van je werk en moet je een correcte boekhouding voeren. Je bent verplicht om:

• Een btw-administratie bij te houden: Je moet een periodieke btw-aangifte indienen bij de overheid. Afhankelijk van je activiteiten en omzet moet dit maandelijks of driemaandelijks.
• Je btw-nummer te activeren: Voor je start met ondernemen moet je, aan de hand van je ondernemingsnummer, je btw-nummer activeren.
• Een klantenlisting indienen: Elk jaar voor 31 maart moet je een specifieke lijst indienen met klanten aan wie je goederen of diensten leverde.
• Het correcte tarief te hanteren: Voor de meeste producten of diensten geldt het algemene btw-tarief van 21%, al zijn er enkele uitzonderingen (12% of 6%). Lees hier welke tarieven er allemaal zijn en welk tarief voor jou van toepassing is.

Bron: Liantis

Alle documenten die je wettelijk verplicht bent om uit te reiken, zoals facturen, moet je volgens de wetgeving uitreiken in de taal van het gebied waar je exploitatiezetel gevestigd is.

Voor Belgische klanten

Als je onderneming in Vlaanderen gevestigd is, moet je facturen in het Nederlands opmaken, ook als je vaak voor Frans- of Engelstalige klanten werkt. Het Vlaamse Taaldecreet van 1973 bepaalt namelijk dat facturen die in een andere taal zijn opgesteld ongeldig zijn. Dit betekent dat als een klant weigert te betalen en je de zaak voor de rechter brengt, de factuur nietig wordt verklaard als ze niet in het Nederlands is opgesteld.

Ligt jouw exploitatiezetel in het Brusselse Gewest, dan mag je kiezen tussen het Nederlands of het Frans.

Wat als je klant anderstalig is?

In dat geval blijft de bovenstaande regeling gelden, maar mag je ook een rechtsgeldige vertaling opmaken in één van de talen van de EU of van de Europese Economische Ruimte, op voorwaarde dat:

• je klant gevestigd is in de EU of de Europese Economische Ruimte;
• zowel jij als jouw klant de taal verstaan van de vertaalde factuur.

Je reikt in dat geval dus twee facturen uit, met dezelfde juridische waarde. Maar bij conflict heeft de Nederlandstalige factuur altijd voorrang. Let op! Deze uitzondering geldt niet als je anderstalige klant in België gevestigd is.

Is je klant afkomstig van buiten de EU of de Europese Economische Ruimte?

Dan geldt dezelfde regeling alsof je klant uit België komt: de factuur moet in het Nederlands zijn opgemaakt als je zaak in Vlaanderen ligt, of in het Nederlands of Frans als je zaak in het Brussels Gewest ligt.

Je mag in dat geval wel een vertaling meegeven in bijvoorbeeld het Engels, maar die heeft geen juridische waarde en is louter informatief.

Bron: Unizo

Het principe is heel eenvoudig: je moet een factuur uitreiken uiterlijk op de 15^e dag van de maand volgend op de maand waarin het belastbaar feit (de levering of dienstverlening) plaatsvond.

Als je de factuur te laat uitreikt, betekent dit uiteraard niet dat de ontvanger de verschuldigde som niet meer zou moeten betalen. Een te laat opgemaakte factuur kan je invorderen. Maar door te laat te factureren, riskeer je wel discussies met de fiscus en misschien zelfs een boete.

Opeenvolgende afrekeningen of betalingen

Stel dat je op regelmatige basis (dagelijks, wekelijks, maandelijks, …) goederen of diensten levert aan een klant, maar die slechts één keer om de zoveel tijd afrekent (bijvoorbeeld één keer per kwartaal, dan ben je niet verplicht om elke maand een factuur op te maken voor de leveringen van de voorgaande maand. De wetgever laat in zo’n situaties toe dat je de factuur (uiterlijk) uitreikt op de 15^e dag van de maand die volgt op het verstrijken van de periode waarvoor je factureert.

Bron: Unizo

Vanaf 1 januari 2026 wordt elektronische facturatie verplicht voor alle transacties tussen bedrijven (B2B) in België. Het gaat hierbij om het geautomatiseerd verzenden van elektronische facturen volgens de Europese Peppol-standaard. We zetten de belangrijkste punten voor je op een rij.

Wat is e-facturatie?

E-facturatie betekent dat je facturen verstuurt en ontvangt in een gestructureerd elektronisch formaat. Geen gedoe met scannen of handmatig overtypen: je systeem neemt het werk over.

Als ondernemer moet je vanaf 2026 al je B2B-facturen in een gestandaardiseerd formaat elektronisch versturen via het Europese Peppol-netwerk. Hiervoor heb je Peppol-compatibele software nodig.

Wat is Peppol?

Peppol is een netwerk dat elektronische facturatie makkelijker en veiliger maakt. Je kan het vergelijken met een soort digitale postbode die jouw facturen snel, veilig en in het juiste formaat aflevert. Geen gedoe meer met papieren facturen of pdf’s die in de spambox belanden.

Peppol werkt een beetje zoals e-mail, maar dan voor facturen:

• Je verstuurt een factuur via jouw software (je ‘e-mailprogramma’).
• Peppol (de ‘postbode’) zorgt ervoor dat je factuur bij de juiste ontvanger terechtkomt.
• De ontvanger krijgt de factuur automatisch in zijn systeem (zijn ‘inbox’).

Met Peppol kunnen bedrijven en overheden eenvoudiger en sneller samenwerken, omdat iedereen dezelfde ‘taal’ spreekt. Dit maakt het uitwisselen van facturen betrouwbaarder en efficiënter. Het zorgt er bovendien voor dat er binnen Europa een uniforme standaard is voor het delen van elektronische documenten.

Wat zijn de voordelen van e-facturatie?

• Fiscale voordelen: Er is een verhoogde investeringsaftrek van 20% voor digitale investeringen en een verhoogde kostenaftrek van 120% op facturatiepakketten voor kleine vennootschappen en zelfstandigen.  
• Efficiënter: Het facturatieproces wordt geautomatiseerd, waardoor je tijd wint en er minder manuele invoer nodig is.   
• Minder fouten: Door standaardisatie is er minder kans op fouten, en zijn er dus minder correcties nodig.  

Waar moet je beginnen?

Stap 1: Zorg ervoor dat je boekhoudsoftware compatibel is met het Peppol-netwerk

Stap 2: Registreer je onderneming, zodat je een Peppol-ID hebt

Stap 3: Test het uit (zowel verzenden als ontvangen van een factuur)

Stap 4: Zorg voor een integratie met je boekhoudsoftware

Stap 5: Informeer je zakelijke klanten en leveranciers

Mits een goede voorbereiding ben je gerust en wettelijk helemaal in orde. Zo vermijd je boetes of sancties wanneer je de deadline niet haalt.

Bron: Liantis