Als ondernemer heb je bij je inschrijving in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) een uniek ondernemingsnummer gekregen. Wat zijn de spelregels voor gebruik en vermelding van dat nummer?

Wat is een ondernemingsnummer?

Als startende zelfstandige moet je je onderneming inschrijven in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO). Hiervoor kan je terecht bij een erkend ondernemingsloket. Je krijgt dan een uniek ondernemingsnummer, waarmee de overheid, maar ook je klanten en leveranciers je kunnen identificeren.

De overheid gebruikt dat unieke nummer in alle communicatie met jou en jij moet je ondernemingsnummer vermelden op officiële documenten van je onderneming, zoals facturen, brieven en aktes.

Benieuwd welke formaliteiten je als starter nog moet vervullen? Klik dan hier.

Wanneer is de vermelding van het ondernemingsnummer verplicht?

Na inschrijving in de KBO ontvang je een uniek ondernemingsnummer bestaande uit 10 cijfers. Het vormt ook de basis voor je btw-nummer, dat eigenlijk niets meer is dan het ondernemingsnummer voorafgegaan door de letters ‘BE’. Het ondernemingsnummer is het enige nummer dat door administraties of overheden gebruikt wordt in contact met de zelfstandige ondernemer.

Je bent verplicht dit nummer te vermelden op alle handelsdocumenten en op je website. Je moet het nummer ook aanbrengen op marktkramen en in sommige gevallen moet je het ook op bedrijfsvoertuigen vermelden (zie verder).

Je ondernemingsnummer is niet de enige verplichte vermelding. Ontdek hier welke zaken je nog verplicht moet vermelden op bedrijfsdocumenten.

Ondernemingsnummer vermelden op je winkel?

Sinds 2018 is het niet meer verplicht om je ondernemingsnummer te vermelden op alle gebouwen die voor handelsdoeleinden worden gebruikt.

Je ondernemingsnummer moet wel nog verplicht op heel wat andere plaatsen terug te vinden zijn:

• Alle akten, facturen, aankondigingen, bekendmakingen, brieven, orders en andere handelsdocumenten (e-mail, kassaticket, folder, advertentie, …) die uitgaan van jouw onderneming. Op deze stukken moet je steeds ook je bankrekeningnummer vermelden.
• Op voertuigen van ambulante handel of van werkgevers die actief zijn in de bouwsector of het reinigen van het interieur van gebouwen.
• Op je website.

Wat bij overtreding?

Als je je ondernemingsnummer niet meedeelt op de vermeldde stukken riskeer je een sanctie van €156 tot €30.000.

Bron: Unizo

Neen, je hebt geen vergunning nodig om en webshop te beginnen.

Je e-commerce activiteiten moeten wel verplicht worden geregistreerd in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO), onder NACEBEL-code 47910003. Deze aanpassing kan je aanvragen via je sociaal secretariaat of boekhouder.

Uiteraard moet je ook de regels volgen voor e-commerce, vooral dan op vlak van informatieverplichting aan en herroepingsrecht door de consument.

Bron: Unizo

Als ondernemer krijg je helaas wel eens te maken met een factuur die niet binnen de vooropgestelde termijn wordt betaald. Heel vervelend! Hoe voorkom je dat klanten te laat betalen? En wanneer mag je extra kosten aanrekenen bij niet-betaling?

Vanaf 1 december 2023 moet je verplicht eerst een gratis herinnering sturen naar je klant. Pas daarna, na een wachttijd van 14 kalenderdagen, kan je eventuele extra kosten aanrekenen bij het uitblijven van een betaling. Je kan hierbij kiezen voor verwijlinteresten of een forfaitaire vergoeding.

Wanneer begin je de kalenderdagen te tellen?

• Bij een verzending per post begint de termijn van 14 kalenderdagen pas te lopen op de derde werkdag na de verzending door de post.
• Als je de herinnering via elektronische weg verstuurt, start de termijn van 14 kalenderdagen op de kalenderdag die volgt op de dag waarop je de herinnering stuurt.

Wanneer mag je verwijlresten aanrekenen?

• Kmo’s mogen bij niet-betaling na die 14 kalenderdagen verwijlinteresten aanrekenen vanaf de dag na verzending van de herinnering.
• Andere ondernemingen mogen enkel verwijlresten aanrekenen vanaf de dag na de wachttermijn van minimum 14 kalenderdagen.

Wat bij regelmatige levering van goederen of diensten?

Verzorg je voor je klant een regelmatige levering van goederen of diensten, zoals een jaarabonnement met maandelijkse betalingen? Dan moet je de klant drie gratis herinneringen (dus voor niet-betaling van drie vervaldata) per jaar sturen. Voor bijkomende herinneringen mag je in dat geval niet meer aanrekenen dan 7,5 euro per herinnering plus portkosten.

Meer info? Kijk dan zeker eens op de website van de FOD Economie

Bron: VLAIO

Als ondernemer is de factuur een belangrijk document. Ze bevestigt de goederen of diensten die je leverde en waarvoor je dus moet worden betaald. Maar wanneer moet je nu precies een factuur uitreiken?

Het principe is heel eenvoudig: je moet een factuur uitreiken uiterlijk op de 15^e dag van de maand volgend op de maand waarin het belastbaar feit (de levering of dienstverlening) plaatsvond.

Opgelet! Als je de factuur te laat uitreikt, betekent dit uiteraard niet dat de ontvanger de verschuldigde som niet meer zou moeten betalen. Een te laat opgemaakte factuur kan je invorderen. Maar door te laat te factureren, riskeer je wel discussies met de fiscus en misschien zelfs een boete.

Opeenvolgende afrekeningen of betalingen

Lever je op regelmatige basis (dagelijks, wekelijks, maandelijks, …) goederen of diensten aan een klant en reken je die maar één keer om de zoveel tijd af (bv. één keer per kwartaal)? Dan ben je niet verplicht om elke maand een factuur op te maken voor de leveringen van de voorgaande maand. De wetgever laat in zo’n situaties toe dat je de factuur uiterlijk uitreikt op de 15^e dag van de maand die volgt op het verstrijken van de periode waarvoor je factureert.

Bron: Unizo