De regering kondigde aan dat je als ondernemer vanaf 2022 verplicht wordt om elektronische betalingen te aanvaarden. Maar wat houdt die verplichting precies in?

Die verplichting is opgenomen in het fraudebestrijdingsplan van de Minister van Financiën. De verplichting heeft een dubbel doel: het bestrijden van de zwarte economie en het verruimen van elektronische betalingen.

Wat houdt de verplichting in?

In het fraudebestrijdingsplan wordt er gesproken over een ‘verplichting om elektronisch betalen te aanvaarden’. Dat wil echter niet zeggen dat je als ondernemer nu alle soorten van elektronische betalingen moet aanvaarden. De verplichting zegt alleen dat je als ondernemer minstens één andere betaalmogelijkheid dan cash geld moet aanbieden aan je klanten. Dat kan een vorm van elektronische betaling zijn, maar dat hoeft niet. Als je bijvoorbeeld overschrijvingen aanvaardt, dan heb je ook voldaan aan de verplichting.

Let wel op: een aantal betaalmiddelen worden niet als geldig alternatief aanvaard. Het gaat om betalingen via een geschenkbon, betalingen in cryptomunten of virtuele munten (bv. bitcoin) en betalingen met maaltijd-, eco-, cadeau- of andere cheques.

Moet ik er nu voor zorgen dat klanten altijd elektronisch kunnen betalen?

Neen, de verplichting betekent niet dat elke klant steeds elektronisch moet kunnen betalen. Je bent dus niet verplicht om te investeren in verschillende elektronische betaalmiddelen om er toch maar zeker van te zijn dat elke klant elektronisch kan betalen. Het volstaat dat je (minstens) één andere betaalmogelijkheid voorziet dan cash geld. Bied je bijvoorbeeld enkel Payconiq aan als betaaloptie naast cash geld, dan heb je aan de verplichting voldaan. Ook al heeft niet elke klant Payconiq op zijn/haar smartphone staan en zullen sommige klanten dus nog steeds enkel cash kunnen betalen.

Is het toegelaten om elektronisch betalen enkel vanaf een bepaald bedrag toe te staan?

Ja, maar enkel als je voor lagere bedragen ook een andere mogelijkheid dan cashbetalingen voorziet. Het is dus toegelaten om betalingen met bankkaart pas toe te staan vanaf bijvoorbeeld 10 of 20 euro, zolang je dan maar een andere betaalmogelijkheid dan cash geld (bv. Payconiq) voorziet voor alle bedragen die daaronder vallen.

Voor wie geldt de verplichting?

Voor alle ondernemingen. Ook verenigingen en vrije beroepen vallen dus onder de verplichting.

Bron: Unizo

Als starter is tijd een schaars goed. Graag geven we je dan ook tien tips om tijd te besparen.

• Administratie

Automatiseer wat je niet wil of kan uitbesteden. Ook voor kleinere bedrijven en eenmanszaken bestaan er vandaag de dag heel wat interessante toepassingen om je administratie sneller en efficiënter aan te pakken. Je verdient de investering vaak niet alleen terug in tijd, maar ook in rendement, klantvriendelijkheid, …

• Correspondentie

Een zakelijk brief – laat staan een overeenkomst – opstellen vreet al snel tijd. Je moet namelijk vaak rekening houden met verplicht te vermelden clausules en de juridische consequenties van je schrijven. Tracht je correspondentie daarom zoveel mogelijk te standaardiseren, zodat je voor hetzelfde doel (een aanmaning sturen, een samenwerkingscontract opstellen, …) telkens op dezelfde basistekst kan terugvallen. Laat deze standaardbrieven voor gebruik liefst nalezen door een bevoegde professional (advocaat, accountant, …) om problemen en betwistingen te vermijden.

• Domeinnaam registreren

Check op www.dnsbelgium.be of de domeinnaam die je in gedachten had nog vrij is. Ja? Registreer hem dan meteen via een registrar. Registrars zijn firma’s die gemachtigd zijn om domeinnamen te registreren voor bedrijven, organisaties of personen. Naast het registreren van webadressen, kan je bij een registrar meestal ook terecht voor andere diensten zoals hosting, webdesign, … Twee vliegen in een klap dus.

• Financieel plan

Het opstellen van een financieel plan vraagt heel wat tijd en energie, maar kan je later ook veel werk besparen. Door op voorhand na te gaan of je project haalbaar is, kan je heel wat problemen voorzien en voorkomen, niet alleen in de startfase maar ook later.

• Websites

Een interessante website gevonden? Zet die dan meteen bij je favorieten, zo kan je er altijd opnieuw naartoe. Orden je favorieten logisch en geef ze een makkelijk te herkennen titel. Zo hoef je niet telkens langs een zoekrobot te passeren en een eindeloze reeks zoekresultaten door te scrollen. Ga je toch op zoek via een zoekrobot, gebruik dan een voldoende gedetailleerde omschrijving, zo beperk je het aantal zoekresultaten. Maak er ten slotte ook een gewoonte van om aan je digitale visitekaartjes een webadres toe te voegen.

• Klachten behandelen

Klachten vallen zelden of nooit uit de lucht, probeer er dus uit te leren. Klagende klanten zijn misschien vervelend, probeer zo’n klacht toch als een opportuniteit te zien. Een goed afgehandelde klacht kan je namelijk niet alleen een terugkerende klant, maar ook de nodige mond-tot-mondreclame opleveren. Probeer klachten zo rustig en rationeel mogelijk te benaderen. Door aandachtig te luisteren merk je vaak wat de klant precies verlangt. Toon begrip en zoek naar een oplossing waarin beide partijen zich kunnen vinden. Het is immers makkelijker om een ontevreden klant te heroveren dan een nieuwe klant binnen te halen…

• Marktonderzoek

Vroeger was marktonderzoek een tijdrovende bezigheid, vandaag de dag kan je al in enkele klikken een online enquête opzetten. In veel softwarepakketten worden de resultaten tegenwoordig automatisch verwerkt. Alweer een taakje afgehandeld!

• Onderhandelingen

Een succesvolle onderhandeling begint met een grondige voorbereiding. Bepaal vooraf voor jezelf wat je precies uit de brand wil slepen en leg je aanvankelijke voorstellen bewust een stuk hoger dan waar je wil eindigen. Blijf tijdens een onderhandeling professioneel en vermijd emotionele discussies. Blijft de onderhandeling te lang op hetzelfde punt steken, verander of verscherp dan eens je tactiek. Laat nooit té sterk blijken hoe graag je iets wil, dat verzwakt je onderhandelingspositie. Voel je dat de onderhandeling oeverloos dreigt te worden of dat de tegenpartij geen krimp geeft? Verlies dan geen tijd meer aan verdere gesprekken, maar beëindig de onderhandeling met een correct, zakelijk afscheid.

• Publiciteit

Promo en publiciteit voor je onderneming maken, er kruipt al gauw heel wat tijd in. Probeer daarom eens ‘viraal’ te gaan met een publiciteitscampagne via e-mail of sociale media. Bij zo’n campagne bestaat de kunst erin een dermate aantrekkelijke boodschap te brengen (misschien verpakt in een leuk filmpje of vergezeld van een catchy animatie) dat de ontvanger die enthousiast doorstuurt naar zijn netwerk van contacten. Zo verspreidt je campagne zich razendsnel, zonder dat je er zelf veel tijd hoeft in te stoppen.

• Subsidieaanvragen

Mogelijks komt je onderneming in aanmerking voor subsidies en het zou zonde zijn die tegemoetkoming mis te lopen. Tegelijkertijd kan het best tijdrovend zijn om je een weg te banen doorheen de ‘jungle’ aan premies en steunmaatregelen. Maak er daarom een reflex van om regelmatig te rade te gaan bij een adviseur met kennis van zaken. Zo kan je geld verdienen, zonder er daarom noodzakelijk veel tijd in te moeten investeren.

Bron: Unizo

Je eigen zaak gaat door het leven met een uniek identificatienummer. Maar hoe vraag je zo’n btw-nummer nu eigenlijk aan?

Voor je je btw-nummer kan aanvragen, heb je een ondernemingsnummer nodig. Daarvoor schrijf je je zaak in bij de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO). In deze databank kan je makkelijk btw-nummers opzoeken.

Na deze inschrijving moet je je btw-hoedanigheid activeren. Zodra je btw-hoedanigheid is aangevraagd, kan je starten met je economische activiteiten.

Een ondernemingsloket kan deze administratie van A tot Z voor je regelen.

Kostprijs

De kosten voor het inschrijven van je zaak in de KBO en het activeren van je btw-hoedanigheid zijn afhankelijk van een aantal keuzes. Deze tarievenlijst van het Liantis ondernemingsloket geeft een zicht op wat je mag verwachten voor jouw situatie.

Btw-stelsels

Er bestaan verschillende btw-stelsels. De meest courante zijn:

• Vrijstellingsregeling voor de kleine ondernemer: Enkel voor kleine ondernemingen met een jaaromzet kleiner dan 25.000 euro, behalve voor werken in onroerende staat of voor een handelaar in schroot. Bij deze regeling reken je geen btw aan op je facturen en je hoeft ook geen periodieke btw-aangiften in te dienen. Opgelet: de btw op inkomende facturen van leveranciers kan je hierbij niet aftrekken. Die neem je mee op in de beroepskosten voor de belastingen.
• Driemaandelijkse aangifte van btw: Meest voorkomende vorm. Voor ondernemingen met een omzet kleiner dan 2.500.000 euro.
• Maandelijkse aangifte van btw: Voor ondernemingen met een omzet van meer dan 2.500.000 euro en fraudegevoelige sectoren.
• Forfaitaire aangifte van btw: Voor een aantal specifieke beroepen (die niet vallen onder de verplichting van de geregistreerde witte kassa).

Btw-nummer in bijberoep

Voor zelfstandigen in bijberoep gelden dezelfde btw-regels. Ook de procedure is identiek: je schrijft je in bij de KBO en laat je btw-hoedanigheid activeren.

Bron: Liantis

Dat is niet verplicht, maar wel aan te raden. Het hangt er een beetje van af hoe ‘risicovol’ je onderneming is. Een basisverzekering die elke ondernemer kan aangaan is een beroepsaansprakelijkheidsverzekering. Die vergoedt onopzettelijke schade die veroorzaakt is door een contractuele of door een beroepsfout.

Je ontwerpt bijvoorbeeld voor een van je klanten, een transportbedrijf, een app die helpt om de snelste route voor vrachtwagens te berekenen. Omdat je een module verkeerd programmeerde, rijden veel vrachtwagens fout en lijdt je klant financiële schade. Je beroepsaansprakelijkheidsverzekering dekt die schade.

Voor een aantal beroepen is een beroepsaansprakelijkheidsverzekering verplicht. Bijvoorbeeld voor architecten, voor fiscale beroepen zoals boekhouders en belastingconsulenten, voor notarissen, voor gezondheidszorgberoepen, … Een volledige lijst vind je hier.

Sommige verzekeringen zijn verplicht, zoals een arbeidsongevallenverzekering zodra je personeel in dienst hebt. Of een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid als je een bedrijfsvoertuig hebt. Als je een winkel uitbaat, heb je ten slotte verplicht een brandverzekering nodig. Nog vragen? Aarzel niet om contact met ons op te nemen via info@startup2440.com

Bron: FOD Economie & Liantis