Alle documenten die je wettelijk verplicht bent om uit te reiken, zoals facturen, moet je volgens de wetgeving uitreiken in de taal van het gebied waar je exploitatiezetel gevestigd is.

Voor Belgische klanten

Als je onderneming in Vlaanderen gevestigd is, moet je facturen in het Nederlands opmaken, ook als je vaak voor Frans- of Engelstalige klanten werkt. Het Vlaamse Taaldecreet van 1973 bepaalt namelijk dat facturen die in een andere taal zijn opgesteld ongeldig zijn. Dit betekent dat als een klant weigert te betalen en je de zaak voor de rechter brengt, de factuur nietig wordt verklaard als ze niet in het Nederlands is opgesteld.

Ligt jouw exploitatiezetel in het Brusselse Gewest, dan mag je kiezen tussen het Nederlands of het Frans.

Wat als je klant anderstalig is?

In dat geval blijft de bovenstaande regeling gelden, maar mag je ook een rechtsgeldige vertaling opmaken in één van de talen van de EU of van de Europese Economische Ruimte, op voorwaarde dat:

• je klant gevestigd is in de EU of de Europese Economische Ruimte;
• zowel jij als jouw klant de taal verstaan van de vertaalde factuur.

Je reikt in dat geval dus twee facturen uit, met dezelfde juridische waarde. Maar bij conflict heeft de Nederlandstalige factuur altijd voorrang. Let op! Deze uitzondering geldt niet als je anderstalige klant in België gevestigd is.

Is je klant afkomstig van buiten de EU of de Europese Economische Ruimte?

Dan geldt dezelfde regeling alsof je klant uit België komt: de factuur moet in het Nederlands zijn opgemaakt als je zaak in Vlaanderen ligt, of in het Nederlands of Frans als je zaak in het Brussels Gewest ligt.

Je mag in dat geval wel een vertaling meegeven in bijvoorbeeld het Engels, maar die heeft geen juridische waarde en is louter informatief.

Bron: Unizo

Het principe is heel eenvoudig: je moet een factuur uitreiken uiterlijk op de 15^e dag van de maand volgend op de maand waarin het belastbaar feit (de levering of dienstverlening) plaatsvond.

Als je de factuur te laat uitreikt, betekent dit uiteraard niet dat de ontvanger de verschuldigde som niet meer zou moeten betalen. Een te laat opgemaakte factuur kan je invorderen. Maar door te laat te factureren, riskeer je wel discussies met de fiscus en misschien zelfs een boete.

Opeenvolgende afrekeningen of betalingen

Stel dat je op regelmatige basis (dagelijks, wekelijks, maandelijks, …) goederen of diensten levert aan een klant, maar die slechts één keer om de zoveel tijd afrekent (bijvoorbeeld één keer per kwartaal, dan ben je niet verplicht om elke maand een factuur op te maken voor de leveringen van de voorgaande maand. De wetgever laat in zo’n situaties toe dat je de factuur (uiterlijk) uitreikt op de 15^e dag van de maand die volgt op het verstrijken van de periode waarvoor je factureert.

Bron: Unizo

Vanaf 1 januari 2026 wordt elektronische facturatie verplicht voor alle transacties tussen bedrijven (B2B) in België. Het gaat hierbij om het geautomatiseerd verzenden van elektronische facturen volgens de Europese Peppol-standaard. We zetten de belangrijkste punten voor je op een rij.

Wat is e-facturatie?

E-facturatie betekent dat je facturen verstuurt en ontvangt in een gestructureerd elektronisch formaat. Geen gedoe met scannen of handmatig overtypen: je systeem neemt het werk over.

Als ondernemer moet je vanaf 2026 al je B2B-facturen in een gestandaardiseerd formaat elektronisch versturen via het Europese Peppol-netwerk. Hiervoor heb je Peppol-compatibele software nodig.

Wat is Peppol?

Peppol is een netwerk dat elektronische facturatie makkelijker en veiliger maakt. Je kan het vergelijken met een soort digitale postbode die jouw facturen snel, veilig en in het juiste formaat aflevert. Geen gedoe meer met papieren facturen of pdf’s die in de spambox belanden.

Peppol werkt een beetje zoals e-mail, maar dan voor facturen:

• Je verstuurt een factuur via jouw software (je ‘e-mailprogramma’).
• Peppol (de ‘postbode’) zorgt ervoor dat je factuur bij de juiste ontvanger terechtkomt.
• De ontvanger krijgt de factuur automatisch in zijn systeem (zijn ‘inbox’).

Met Peppol kunnen bedrijven en overheden eenvoudiger en sneller samenwerken, omdat iedereen dezelfde ‘taal’ spreekt. Dit maakt het uitwisselen van facturen betrouwbaarder en efficiënter. Het zorgt er bovendien voor dat er binnen Europa een uniforme standaard is voor het delen van elektronische documenten.

Wat zijn de voordelen van e-facturatie?

• Fiscale voordelen: Er is een verhoogde investeringsaftrek van 20% voor digitale investeringen en een verhoogde kostenaftrek van 120% op facturatiepakketten voor kleine vennootschappen en zelfstandigen.  
• Efficiënter: Het facturatieproces wordt geautomatiseerd, waardoor je tijd wint en er minder manuele invoer nodig is.   
• Minder fouten: Door standaardisatie is er minder kans op fouten, en zijn er dus minder correcties nodig.  

Waar moet je beginnen?

Stap 1: Zorg ervoor dat je boekhoudsoftware compatibel is met het Peppol-netwerk

Stap 2: Registreer je onderneming, zodat je een Peppol-ID hebt

Stap 3: Test het uit (zowel verzenden als ontvangen van een factuur)

Stap 4: Zorg voor een integratie met je boekhoudsoftware

Stap 5: Informeer je zakelijke klanten en leveranciers

Mits een goede voorbereiding ben je gerust en wettelijk helemaal in orde. Zo vermijd je boetes of sancties wanneer je de deadline niet haalt.

Bron: Liantis

Geen nood, dat kan! Eens je onderneming groeit, kan het bijvoorbeeld zijn dat je nood hebt aan een andere ondernemingsvorm. Ook om je aansprakelijkheid te beperken, kan het op termijn nuttig zijn om over te stappen naar een andere ondernemingsvorm.

Switchen van eenmanszaak naar vennootschap

Het ondernemingsnummer van de eenmanszaak zal worden stopgezet en er zal een ondernemingsnummer voor de vennootschap worden aangemaakt. Zorg er wel voor dat je eerst alle voorwaarden voor de opstart van de vennootschap in orde gebracht hebt.

Switchen van de ene vennootschapsvorm naar de andere

De statuten worden gewijzigd en moeten via de notaris gepubliceerd worden in het Belgisch Staatsblad. Hou er rekening mee dat de voorwaarden van de nieuwe vennootschapsvorm moeten worden nageleefd. Hiervoor contacteer je best een boekhouder.

Bron: Gentrepreneur