Uw vraag

Wat als een klant niet betaalt?

Antwoord door Caroline Vreys

Betaalproblemen

Blijft een factuur onbetaald op de vervaldag, reageer dan tijdig. Stuur de klant in eerste instantie een vriendelijke brief waarin je hem vraagt alsnog het nodige te doen. De kans is namelijk niet onbestaande dat het gaat om een vergetelheid of dat de klant de factuur niet eens ontving of verkeerd klasseerde.

Krijg je na een eerste (vriendelijke) herinnering nog geen betaling van jouw factuur, bel de klant dan op. Een dergelijk telefoontje kan wonderen doen: doordat de klant jou persoonlijk aan de lijn krijgt kan die geneigd zijn alsnog te betalen. Of mogelijks verneem je dan wel wat de (al dan niet tijdelijke) problemen zijn van de klant die er voor zorgen dat hij niet betaalt.

Betwist de klant jouw factuur, reageer dan dadelijk op dit schrijven. Doe je dit niet dan kan de klant je later wel eens verwijten het schrijven niet te hebben geprotesteerd en daarmee ook akkoord te zijn gegaan.

Is de betwisting van de klant (deels) terecht, dan is het vaak beter een commerciële regeling te treffen dan een procedure te starten. Indien de klant akkoord gaat met een dergelijke regeling zet je die best ook op papier en onderteken ze beiden. Zorg minstens voor documenten (bv. mailverkeer) waaruit het akkoord blijkt.

Helpt een vriendelijke herinnering niet en heeft ook jouw telefoontje geen succes, stuur dan een aangetekende aanmaning (‘ingebrekestelling’) aan de klant. Ook hiermee wacht je best niet te lang. In dit aangetekend schrijven kan je meteen intresten en een schadevergoeding wegens laattijdige betaling vragen. Het bedrag hiervan kan je terugvinden in jouw algemene voorwaarden. Vermeld in de aanmaning ook dat het dossier bij niet-betaling aan een incassobureau, deurwaarder of advocaat wordt overgemaakt en dat de klant zal instaan voor deze kosten.

Maakt dit alles geen indruk, dan kan je de externe hulp inschakelen van een incassobureau, een gerechtsdeurwaarder of een advocaat. Het voordeel van incassobureaus is dat velen werken met een “no cure no pay”-systeem. Dit betekent dat je pas moet betalen als het verschuldigde bedrag ingevorderd is.

Een aanmaningsbrief via een gerechtsdeurwaarder of advocaat maakt vaak nog wat meer indruk, en zij kunnen de klant ook dagvaarden. Een advocaat kan bovendien bemiddelen en zal zo nodig jouw belangen verdedigen tot in de rechtbank.

Helaas, het ultimatum in jouw aanmaningsbrief heeft geen indruk gemaakt. Mogelijks heb je zelfs – tevergeefs – aanmaningen laten sturen en proberen bemiddelen via een advocaat en/of incassobureau. Bij belangrijke klanten zou je nog een tweede ingebrekestelling kunnen sturen, maar dit is juridisch niet vereist en wellicht gewoon tijdverlies. Bovendien geef je hiermee een zwak signaal: je voegt de daad niet bij het woord.

Er rest je dan nog één reddingsboei: een procedure voor de rechtbank van koophandel van het rechtsgebied dat in de algemene voorwaarden staat. Geeft de rechter jou en jouw advocaat gelijk, dan kan een gerechtsdeurwaarder met dit vonnis de klant dwingen tot betaling, desnoods met beslaglegging op zijn goederen. Schrik echter niet als het geld pas ruim een jaar later op jouw rekening staat en besef dat het kostenplaatje niet min is (dagvaarding, rolrecht, advocaat, …). Om je te beschermen tegen hoogoplopende juridische kosten sluit je best een zakelijke rechtsbijstandsverzekering af.

Bron: o.a. Securex

Caroline Vreys

Bedrijfsjuriste Thomas More