Misschien krijg je al grijze haren bij de gedachte aan facturen, inkomsten en uitgaven, en Excels met berekeningen, maar het voeren van een boekhouding is nu eenmaal verplicht. Toch moet je je boekhouding niet zomaar als een verplicht nummertje zien, je haalt er zelf ook heel wat waardevolle informatie uit over je financiële situatie. Best belangrijk, niet?

Je bent niet verplicht om een erkend boekhouder of boekhoudkantoor onder de arm te nemen, maar we raden dit wel aan. Zij kennen de kneepjes van het vak en kunnen je met raad en daad bijstaan. Als je je boekhouder goed informeert over je zaak, kan die je heel gericht advies geven. Neem je een boekhouder onder de arm? Zorg dan wel dat je zelf ook op de hoogte blijft van de stand van zaken, want de boekhouding blijft jouw verantwoordelijkheid als zaakvoerder.

Voor je boekhouding moet je volgende dagboeken bijhouden:

• Een aankoopdagboek: met alle facturen, creditnota’s en rekeningen van je leveranciers
• Een verkoopdagboek: met alle facturen en creditnota’s van je klanten
• Een financieel dagboek dat je kan opsplitsen in een kas- en een bankdagboek, en dat alle uitgaven en inkomsten oplijst (zowel cash als via overschrijving)
• Een jaarlijkse inventaris met een beschrijving en waardering van je goederen/bezittingen, vorderingen, schulden, rechten en verplichtingen van elke aard

Dat lijkt misschien al een hele boterham, toch is dit nog maar de enkelvoudige of vereenvoudigde boekhouding. Kleine ondernemingen – eenmanszaken (in hoofd- of bijberoep), vennootschappen onder firma (vof) en commanditaire vennootschappen (CommV) met een jaaromzet van minder dan 500.000 excl. btw – hebben hieraan voldoende.

Alle andere zelfstandigen en bedrijven moeten een dubbele boekhouding voeren. Hierbij moeten ze niet alleen alle inkomende en uitgaande facturen registreren, maar ook de betaling of ontvangst ervan. Concreet: je boekt dus niet enkel je aan- en verkopen, maar ook de financiële transacties die erbij horen.

Naast het bijhouden van een aankoopdagboek, verkoopdagboek, financieel dagboek en inventaris gelden er voor een dubbele boekhouding nog enkele verplichtingen:

• Een algemeen rekeningstelsel (boekhoudplan) volgen
• Een jaarrekening opstellen
• De jaarrekening laten goedkeuren door de algemene vergadering van jouw vennootschap binnen de zes maanden na de afsluiting van het boekjaar
• De jaarrekening officieel neerleggen bij de Nationale Bank binnen de dertig dagen na goedkeuring door de algemene vergadering

Op de website van de FOD Economie vind je de brochure ‘Hoe voer ik de boekhouding van mijn onderneming?’. Deze brochure geeft een goed overzicht van alle regels en verplichtingen.

Bron: Flanders DC