Bij de opstart van je onderneming moet je in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) een vestigingsadres en een adres van de maatschappelijke zetel opgeven. Kan dit eender welke plaats zijn of moet het adres aan bepaalde criteria voldoen? Kan je bijvoorbeeld een postbus of virtueel kantoor opgeven?

Maatschappelijke zetel

De maatschappelijke zetel is het officiële juridische adres van je onderneming, waar het dagelijkse beheer en de administratie van je zaak gebeurt.

Heb je een eenmanszaak? Dan is de maatschappelijke zetel altijd je domicilieadres. Wanneer je verhuist en je je nieuwe adres aanpast in het bevolkingsregister, wordt de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) ook automatisch aangepast. Let wel op: je vestigingsadres wordt niet automatisch aangepast. Verhuist je vestiging ook? Dan moet je dit zelf in orde brengen.

Heb je een vennootschap? De maatschappelijke zetel van een vennootschap kan ook op een andere plaats ingeschreven worden dan je domicilieadres. Hierbij moet je wel rekening houden met een aantal eisen die de fiscus stelt:

• De ondernemer moet permanente toegang hebben tot de kantoorruimte.
• De ondernemer moet exclusieve toegang hebben tot de kantoorruimte.
• De kantoorruimte is het administratieve centrum van de onderneming en de belangrijkste zakelijke beslissingen worden er genomen.

Een virtueel kantoor of postbus beantwoordt dus niet aan deze eisen. Een ruimte in een co-workingspace of businesscenter kan wel als bovenstaande criteria vervuld zijn.

Vestigingsadres

De definitie van de vestigingseenheid luidt als volgt: een plaats die je geografisch kan identificeren door een adres, waar minstens één activiteit van de entiteit wordt uitgeoefend. Je bent altijd verplicht om minstens één vestigingseenheid op te geven bij de inschrijving in de KBO. De vestigingseenheid moet wel aan een aantal criteria voldoen:

• Er moet een zekere permanentie zijn: Gedurende minstens 30 dagen wordt op deze locatie ononderbroken een activiteit uitgevoerd. Ook wanneer je de activiteit minder dan 30 ononderbroken dagen uitoefent, maar wel herhaaldelijk – bv. 3 dagen per maand –, is dit een vestigingseenheid.
• De vestiging is geografisch identificeerbaar door een adres: Een akker kan bijvoorbeeld geen vestigingseenheid zijn, omdat die geen adres heeft.
• Je oefent er een activiteit uit.
• Je hebt een zekere autonomie in de uitoefening van je activiteit.

Voorbeelden:

• Je geeft lessen in een lokaal van een tennisclub. Je doet dit wekelijks, zoekt zelf je leerlingen en de lidgelden zijn voor eigen rekening. In dat geval zal de tennisclub een vestigingseenheid van je onderneming zijn. Geef je de lessen in opdracht van de tennisclub en vergoeden zij jou hiervoor? Dan is de club geen vestigingseenheid van je onderneming. In dat laatste geval gaat men ervan uit dat je je diensten van thuis uit aanbiedt aan de sportschool en zal men je thuisadres als vestigingseenheid opnemen.
• Ook bij ambulante handel zal je thuisadres als vestiging opgenomen worden onafhankelijk van waar je aanhangwagen, kraam, ... zich bevindt. Omdat bijvoorbeeld een plaats op een markt geen identificeerbaar adres heeft. Men gaat er dan vanuit dat je je activiteit vanuit je thuisadres uitoefent, tenzij je bijvoorbeeld je ambulante activiteiten organiseert vanuit een winkel die wel aan de criteria voldoet.

En wat dan met een virtueel kantoor of postbus? Ook bij een vestigingseenheid voel je dat het schoentje wringt om een virtueel kantoor of postbus op te geven bij je inschrijving. Je oefent er namelijk geen echte activiteit uit. Een virtueel kantoor is ook niet te identificeren op basis van een geografisch adres. Een postbus of virtueel kantoor komen dan ook niet in aanmerking voor je inschrijving in de KBO.

Wist je dat?

• … je via de toepassing MyEnterprise makkelijk zelf het adres en de naam van je vestigingseenheid kosteloos kan aanpassen?
• … een correcte inschrijving in de KBO ook van belang is voor eventuele subsidies? Sommige premies hangen af van de locatie van je vestiging.

Bron: VLAIO