Als ondernemer krijg je helaas wel eens te maken met een factuur die niet binnen de vooropgestelde termijn wordt betaald. Heel vervelend! Hoe voorkom je dat klanten te laat betalen? We lichten toe wat debiteurenbeheer is en geven tips voor tijdige betalingen.

Wat is debiteurenbeheer?

Onder debiteurenbeheer verstaan we alles wat je doet om ervoor te zorgen dat klanten hun facturen betalen. Dit kan gaan van vooraf checken of je klanten wel kredietwaardig zijn tot het inschakelen van een incassobureau wanneer een betaling langere tijd uitblijft.

Tips voor een tijdige betaling

1. Maak duidelijke (betaal)afspraken: Afspraken leg je best vooraf vast in een overeenkomst. Hierin kan je specifieke info over de levering vermelden, zoals omschrijving, totale kosten, levertermijn en betaaltermijn. Tot slot kan je ook verwijzen naar je algemene voorwaarden.
2. Stuur tijdig je factuur: Stuur je factuur op zodra de goederen of diensten verzonden of geleverd zijn. Vermeld op de factuur het totaalbedrag, de betaalgegevens en de betaaltermijn. Je kan ook toevoegen dat er extra kosten worden aangerekend als de factuur niet tijdig wordt betaald.
3. Stuur je factuur digitaal en eventueel ook op papier: Stuur facturen bij voorkeur digitaal. Zo voorkom je excuses zoals ‘ik heb de factuur niet ontvangen’. Wil je zeker zijn dat je klant de factuur op één of andere manier heeft ontvangen? Stuur ze dan ook op papier.
4. Plan je debiteurenbeheer: Je kan dit inplannen als een wekelijkse taak. Zo voorkom je dat je betaaltermijnen uit het oog verliest en verstuur je tijdig betalingsherinneringen en aanmaningen.
5. Ken je klant: Wanneer je klant zelf een onderneming is, kan het nuttig zijn om extra info over de klant te verzamelen. Zo weet je met wie je in zee gaat en verklein je het risico op wanbetaling. Vraag bijvoorbeeld hoe de klant bij jou terecht is gekomen, google hem of controleer zijn kredietwaardigheid. Een blik op de jaarrekening van je klant kan je heel wat info geven.

Eenduidigheid is de sleutel tot succes

Voor een goede opvolging van je openstaande facturen kan je best consequent te werk gaan en steeds dezelfde timing aanhouden. Stel jezelf volgende vragen:

• Hoe snel na de vervaldatum van de factuur verstuur je een betaalherinnering of aanmaning?
• Hoeveel betaalherinneringen of aanmaningen verstuur je?
• Via welke methode? Digitaal, op papier, …?
• Herinner je je klanten ook telefonisch over het uitblijven van hun betaling?
• Wat doe je als er na het uitgestippelde traject nog altijd geen betaling is?

Wacht zeker niet te lang om actie te ondernemen na het verstrijken van de betaaltermijn. Als je te lang wacht, wek je de indruk dat je je eigen betaaltermijn niet serieus neemt. Klanten zullen het opmerken wanneer je dit nauwgezet opvolgt en zullen je voortaan sneller betalen.

Meer info? Kijk dan zeker eens op de website van de FOD Economie

Bron: VLAIO