Als ondernemer is de factuur een belangrijk document. Ze bevestigt de goederen of diensten die je leverde en waarvoor je dus moet worden betaald. Het is daarom belangrijk dat je factuur alle verplichte vermeldingen bevat.

Algemene vermeldingen

Elke factuur aan een klant uit België met minstens het volgende bevatten:

• Het woord ‘factuur’.
• De datum en het volgnummer van de factuur.
• De identiteit van je onderneming: naam, adres (van de zetel), ondernemingsnummer of btw-nummer. Rechtspersonen moeten ook het woord RPR vermelden, samen met de rechtbank van de zetel.
• De identiteit van je klant: naam, adres en (indien van toepassing) zijn btw-nummer.
• Het nummer van de bankrekening, waarop de betaling moet gebeuren.
• De datum van het belastbaar feit (levering van een goed of verstrekking van een dienst).
• Omschrijving van de geleverde goederen of de verstrekte dienst. Dit moet voldoende gedetailleerd zijn.
• De prijs (inclusief en exclusief btw). Deze moet je opsplitsen per handeling als er verschillende btw-tarieven van toepassing zijn.
• De verschuldigde btw, met vermelding van het toepasselijke percentage. Dit moet je ook opsplitsen per handeling als er verschillende btw-tarieven van toepassing zijn.
• Een verwijzing naar voorgaande facturen, als voor eenzelfde handeling meerdere facturen of stukken worden opgemaakt.
• Het vermelden van je algemene voorwaarden is niet verplicht, maar je doet er toch goed aan om ze mee op te nemen op de achterzijde van je factuur.

Bijzondere vermeldingen

In bepaalde gevallen moet je ook bijzondere vermeldingen opnemen op je factuur:

• De vermelding ‘btw verlegd’, als de btw verschuldigd is door de ontvanger op grond van de verlegging van heffing.
• De vermelding ‘vrijgesteld van btw op grond van artikel … btw-wetboek’, als de handeling vrijgesteld is van btw. Je moet de wettelijke grondslag voor de btw-vrijstelling in detail omschrijven. Dit moet bijvoorbeeld als je de btw-vrijstelling voor kleine ondernemingen toepast.
• Bijzondere vermeldingen die de wetgever oplegt (bijvoorbeeld bij de verkoop van kunstvoorwerpen, antiek, motorvoertuigen en tweedehandsgoederen).

Wat als mijn factuur niet in orde is?

Als je factuur niet alle verplichte vermeldingen bevat, kan de fiscus je een administratieve geldboete opleggen. Bovendien is je factuur niet wettelijk conform, wat betekent dat de ontvanger deze dus kan weigeren. Het is dus belangrijk om een factuur die niet in orde is recht te zetten. Dit doe je via een creditnota of debetnota.

Voorkomen is beter dan genezen: vermijd discussies met klanten of de fiscus door alert te zijn wanneer je facturen opmaakt. Maak je voor het eerst een factuur? Of zoek je een voorbeeld van algemene voorwaarden. Hier vind je een aantal handige templates.

Bron: Unizo